Soluzioni Digitali

La conservazione sostitutiva di tutti i documenti, finalizzata al riconoscimento del valore legale del documento elettronico, è prevista dalla normativa vigente. In tal modo sarà possibile  la dematerializzazione della carta (dopo aver effettuato il processo di conservazione e in base alla normativa del Cnipa) ottenendo così dei supporti con valore legale.

La conservazione sostitutiva è la procedura che consente di sostituire i documenti cartacei con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo, attraverso la firma digitale e la marca temporale.

Il processo di conservazione è regolato da specifiche normative che prevedono l’affidamento delle procedure ad un Responsabile della Conservazione.

Gli obblighi del Responsabile sono:

• la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici);
• l’organizzazione del contenuto dei supporti ottici;
• la gestione delle procedure di sicurezza e tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato;
• la gestione delle procedure di archiviazione.

Deve inoltre rendere disponibili, relativamente ad ogni supporto, la descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, l'indicazione delle copie di sicurezza, gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o di eventuali persone delegate.

Infine, alla luce del decreto legge 185/2008, si alleggerisce la complessità del processo di conservazione limitando l'intervento del notaio (o del pubblico ufficiale).
Infatti, per conferire validità giuridica alla copia di un documento originale unico è sufficiente che la conformità all'originale sia assicurata da chi lo detiene mediante l'utilizzo della propria firma digitale (si attendono chiarimenti sul soggetto "detentore" che in prima analisi potrebbe essere il Responsabile della Conservazione).

Solo per particolari tipologie di documenti originali unici è richiesta la presenza del notaio quali ad esempio documenti di rilievo storico e artistico.
I principali benefici della conservazione sostitutiva consentono di recuperare spazio, risorse e tempo, normalmente dedicato alla gestione degli archivi, abbattimento dei costi relativi, accesso rapido ai documenti, recupero dei costi dovuti allo smaltimento della carta.

Particolarmente adatto per Enti e Aziende che producono elevate quantità di documenti fiscalmente rilevanti che devono essere, a norma di legge, conservati per più anni.